Schemi di lavoro? Anche forse

Mi trovavo in Sardegna per una settimana di vacanza.

Avevo prenotato all’ultimo momento, e avevo optato per un villaggio turistico per non avere nulla a cui pensare.

Dopo una interminabile fila alla reception per il check-in, dove regnava una disorganizzazione più unica che rara, arriviamo in camera (parlo al plurale perché sono con la mia fidanzata) e notiamo due “problemi”.

La luce del bagno non funziona e la cassaforte, quelle con i codici, è rimasta chiusa con il codice inserito, suppongo dal cliente precedente.

“Gravità” dei problemi a parte, che può essere banale o meno, quello che mi ha colpito è la totale assenza di coordinazione di questo posto.

Ogni persona che lavora qui si arrangia come può, non c’è nessun tipo di organizzazione né un coordinatore e il risultato è semplicemente “un gran casino”.

Ma questo è un problema ricorrente per tantissime aziende, che sottovalutano l’importanza di avere dei processi ben definiti.

La donna delle pulizie entra in camera, pulisce il bagno, lava il pavimento, cambia le lenzuola e il suo lavoro è finito.

Ha probabilmente una serie di attività da fare che ritiene sia la norma e che cambia da dipendente a dipendente, che porta similarmente allo stesso risultato.

Questa “autonomia” può avere delle conseguenze, per esempio ogni camera può essere fatta in maniera diversa.

Un elenco di cose da fare, una checklist, risolve non solo questo problema, ma anche un eventuale sostituzione del personale.

Pensa se le donne delle pulizie avessero uno schema da seguire, passo a passo, che rende la pulizia identica in tutte le stanze, indifferentemente da chi le compie. Qualcosa di questo tipo:

1. Appena entrata in stanza apri le finestre per arieggiare
2. Togli la biancheria dal letto
3. Pulisci il bagno in questo modo
4. Controlla la presenza del necessario (asciugamani, saponi, shampoo ecc..)
5. Fai il letto
6. Controlla il frigobar
7. Pulisci il pavimento
8. Chiudi la finestra

Se c’è un cambio di ospiti:
9. Controlla che la cassaforte sia sbloccata
10. Controlla che tutte le luci siano funzionanti

È un esempio scritto al volo, si può approfondire e renderlo migliore, ma è per spiegarti il concetto.

Se devi sostituire o assumere una nuova persona, avrai ben poco da spiegarle. Le darai la tua “guida” e sarà come se avesse lavorato lì da sempre.

Il primo anno che feci il barista in discoteca, insieme al “capo bar”, avevamo creato una sorta di checklist in maniera completamente inconsapevole e autonoma.

Ogni sera facevamo la gara a chi serviva più consumazioni, e questo ci aveva portato ad ottimizzare tutto prima della serata per essere più produttivi durante il servizio.

Preparavamo 1200 bicchieri (12 pile da 50 bicchieri sul banco e altrettante sotto), facevamo  poi un controllo delle spine per vedere se erano tutte funzionanti e controllavamo i fusti di birra e bibite.

Preparavamo quelli da sostituire già a fianco di quelli attivi per evitare di perdere tempo durante il servizio, preparavamo le cannucce, cestello del ghiaccio, succhi e tante altre piccole cose.

Questo non solo ci permetteva di essere incredibilmente produttivi, ma quando c’erano nuovi baristi gli spiegavamo come fare… e la prima sera andava alla grande.

La seconda sera invece, non potendo ovviamente ricordare tutto dopo una sola serata di lavoro, qualcosa veniva dimenticato.. colpa nostra che non avevamo mai pensato di trasformarlo in qualcosa di scritto da avere sottomano.

L’anno seguente, quando lavorai come “responsabile dei camerieri” in un’altra discoteca, attuai una strategia simile.

Ogni cameriere aveva una serie di mansioni ben definite da svolgere, e guarda caso “la sala” per tutto l’inverno lavorò egregiamente.

Il titolare attribuì a me il merito, disse di non aver mai avuto la sala così efficiente in 10 anni di attività.

Ma non era merito mio, il merito era di un semplice elenco di mansioni da svolgere che avevo creato. 

Ogni cameriere sapeva esattamente cosa doveva fare, ogni situazione era prevista, tutti lavoravano bene, anche i nuovi arrivati e questo si trasformò in un’organizzazione e un’efficienza incredibile.

Quando devi gestire il lavoro delle persone, e spesso anche il tuo, dovresti basare tutto su degli elenchi di cose da fare.

La differenza sarà incredibile.

Potrai incrementare o sostituire il tuo personale con sforzi minimi, cosa che al momento è probabilmente un “vero casino”.

Se le checklist che hai preparato sono invece per il tuo lavoro, questo è ancora più importante. Potrai iniziare a delegare!

È sempre difficile delegare ciò che facciamo noi, perché chi ci sostituisce raramente farà le cose altrettanto bene, ed inoltre abbiamo troppe cose da spiegargli.

Ma se hai strutturato tutto il tuo lavoro basandoli su degli elenchi composti da una serie di cose da fare, sarà una passeggiata.

Puoi iniziare a delegare piccole cose e piano piano aggiungere pezzi, mentre liberi il tuo tempo!

Se chi deve gestire parte del tuo lavoro ha una sequenza di azioni chiare e lineari difficilmente potrà sbagliare. Semplicemente eseguirà i tuoi “ordini” in tua assenza!

E tu lo stai già facendo? Stai già basando il tuo lavoro e quello dei tuoi collaboratori su una serie di azioni da fare scritte e ordinate?

Riflettici attentamente, questi elenchi potrebbero letteralmente cambiarti la vita! 

A domani

P.s. più riesci a schematizzare il tuo lavoro e più semplice sarà riuscire a delegarlo.

Allo stesso modo, schematizzare il lavoro dei tuoi collaboratori o dipendenti ti permetterà di avere un controllo completo sul loro lavoro!