Nel mondo degli affari, le procedure ben definite sono l’arma segreta per crescere e avere successo. Spesso ignorate, le procedure sono essenziali per garantire un servizio o prodotto coerente, efficiente e di alta qualità. In questo articolo, esamineremo l’importanza delle procedure attraverso un esempio concreto e le conseguenze potenziali di non averle.
Un esempio rivelatore
Recentemente, ho vissuto un episodio in una palestra che ha messo in luce l’importanza delle procedure. Una nuova personal trainer ha chiesto al titolare cosa fossero degli oggetti in un angolino. Lui le ha risposto che erano bicchierini per il caffè e quando lei ha chiesto se doveva metterli a posto, la risposta è stata: “Vedi tu se ne hai voglia”. Ho tremato. Questa breve conversazione evidenzia il problema che hanno tantissimi imprenditori: l’assenza di procedure chiare.
Le implicazioni di una risposta
La risposta “Vedi tu se ne hai voglia” comunica che non esistono standard da rispettare, che le mansioni sono casuali e che l’ordine è opzionale. Comunica anche che le responsabilità non sono chiare e l’impegno è lasciato alla voglia del momento. Ma in un contesto lavorativo, soprattutto quando si pagano le persone per fare un determinato lavoro, non può esistere il “non ho voglia”.
Procedure e successo aziendale
Michael Gerber, nel suo libro “E-Myth”, afferma che la differenza tra un’azienda di successo e una destinata alla mediocrità è la presenza di sistemi e procedure chiare che non lasciano spazio all’interpretazione personale. Un esempio perfetto è McDonald’s: indipendentemente da dove ordini un panino, sarà sempre identico perché esiste una procedura precisa per farlo. Questa è la forza di una procedura: rende il risultato prevedibile e costante, anche quando il lavoro viene svolto da persone diverse.
Le conseguenze di non avere procedure
Le conseguenze di non avere procedure sono molteplici e negative. Senza procedure, i clienti potrebbero avere esperienze diverse a seconda della “voglia” del personale. Questa incoerenza nel servizio può danneggiare la reputazione dell’azienda. Inoltre, senza procedure chiare, i dipendenti potrebbero essere confusi sulle loro responsabilità, causando inefficienze operative e dipendenza dal titolare per ogni decisione. Infine, senza procedure, un’azienda non potrà mai crescere oltre un certo livello perché il titolare diventerà inevitabilmente il collo di bottiglia.
Procedure non significa limitare la creatività
Molti vedono le procedure come limiti alla creatività, ma in realtà è l’opposto. Le procedure forniscono dei binari che permettono al tuo business di rimanere nella giusta direzione. Lasciano spazio alla creatività perché i dipendenti, con la loro esperienza, possono suggerire miglioramenti alle procedure esistenti. Quindi, le procedure non limitano la creatività, ma la incanalano in modo produttivo.