Nell’ambito del business e del marketing, la gestione efficiente del personale e delle attività aziendali può essere la chiave del successo. Questo implica la creazione di procedure e la formazione adeguata dei collaboratori. In questo articolo, condividerò una riflessione personale a riguardo, che potrebbe aiutarti a vedere le cose da una prospettiva diversa.
Il cartello nella piscina: una riflessione iniziale
Qualche tempo fa ho portato mio figlio in piscina e mi sono imbattuto in un curioso cartello: “Si prega di non gettare il rotolo di carta igienica nel water”. Inizialmente mi ha fatto sorridere, mi sono chiesto: ma davvero c’è bisogno di specificare una cosa così ovvia? Eppure, se quel cartello era lì, significa che qualcuno lo aveva fatto. Ecco, questa è esattamente la situazione che si verifica nelle aziende, anche in quella tua. Se non crei delle regole, delle procedure che comprendono anche situazioni che ti sembrano banali, affronterai problemi.
Non dare nulla per scontato
Quando lavoriamo da tanto tempo in un settore o gestiamo un’attività che abbiamo creato noi stessi, tendiamo a dare per scontato che tutti capiscano come vanno le cose. Crediamo che sia ovvio come vanno fatte determinate attività o quello che ognuno dovrebbe fare. Ma, attenzione, quello che per noi è ovvio, per qualcun altro potrebbe non esserlo affatto. Da questa incomprensione nascono errori ed inefficienze.
La necessità di procedure e formazione
Tempo fa ho parlato con un ristoratore esasperato perché i suoi camerieri non sapessero apparecchiare correttamente i tavoli. Gli ho chiesto se avesse creato una procedura specifica per l’apparecchiatura o una check list per verificare se il tavolo era apparecchiato correttamente. La sua risposta è stata: “Ma è necessario? Sono camerieri, devono sapere come si apparecchia”. Questo atteggiamento va a creare dei problemi. Infatti, una volta che il ristoratore ha spiegato ai suoi camerieri come apparecchiare un tavolo nel suo ristorante e ha creato una semplice procedura, il problema è stato risolto.
L’importanza delle procedure nel tuo business
La storia del cartello nella piscina e quella del ristoratore dimostrano l’importanza delle procedure nel business. Se non crei procedure, non hai il controllo di quello che sta succedendo nella tua azienda. Non importa quanto una persona sia esperta nel suo lavoro, ha sempre bisogno di essere formata e istruita. Anche per i compiti più banali, come indicare dove si trova il bagno o la macchina del caffè, servono delle procedure.
Semplificare per eliminare gli errori
Quando crei una procedura, deve essere talmente semplice che la persona che dovrà occuparsi di quella specifica attività non potrà sbagliare. Immagina di dover spiegare per filo e per segno quello che va fatto a una persona che è veramente negata a fare tutto. Se riesci a farlo, limiterai tantissimo il nascere di nuovi errori. Ricorda, per qualunque compito, lasciare spazio all’interpretazione personale è l’inizio del caos. Ecco perché devi dedicare il giusto tempo alla creazione di procedure e alla formazione del personale.